Kako da organizujete poslovni događaj?
Kako da organizujete poslovni događaj?
6 načina za suzbijanje monotonosti vaših poslovni -h događaj -a
…ali kako se dovraga Brad Pitt snašao u Organizaciji poslovnih događaja???
Sigurno ste barem jednom posjetili poslovni događaj gdje ste bili sigurni da će vas sahraniti prije prvog odmora za kavu. Ali ne jer bi događaj bio tako zabavan da biste umrli od oduševljenja već jer je bio tako dosadan. Svi znamo da konferencije i kongresi ako nisu pravilno pripremljeni mogu biti izvanredno dosadni događaji koji bi mogli i najaktivnije sudionike natjerati da se u beznađu premještaju po stolici, a skupini smanjiti tlak te je baciti u skupinsko zijevanje.
Šta je ono što će otjerati lukave insekte, ubrzati krvotok te masovno dići na noge bezvoljne sudionike te ih podstači da sudjeluju u predavanjima, prezentacijama i radionicama u sklopu kongresa.? Što je još važnije; šta je ono što će ih natjerati da prepričavaju o kongresu i svojim kolegama, da napišu o tome tvit ili stisnu lajk na Faceboku i ono najvažnije da sljedeće godine ponovo dođu na vaš događaj?
Za vas smo pripremili nekoliko tehnika koje mogu učiniti vaš poslovni događaj zanimljivijim:
-
MODERATOR
Prva stvar koja će monotonosti pokazati zube dobar je odabir moderatora. Dok se ljudi na kongresu još bude poslije dugog puta, dok još pokušavaju da se uklope u događanje i među nepoznae ljude, prvo je riješenje koje će ih probuditi, ohrabriti i povratiti im nadu u poslovne obaveze, izvanredan moderator. Pravi će se moderator ubrzo pobrinuti za probijanje leda u prvim trenutcima kongresa koji su od ključnog značaja za održavanje atmosfere te podsticanja mreženja u danima koji slijeduju. Pravi kongres mora imati barem jednog moderatora koji će se snaći u važnijim ulogama, različitim skupinama te u različitim situacijama da tijekom odmora te tijekom najava ponekih programskih dijelova kao voditelj u drugim ljudima održava pravu mjeru ouštenosti, zabave, pozornosti te općeg osjećaja povezanosti svih sudionika. Predlažemo da se moderator uključi u pripremu programa prije početka vašeg poslovni događaj. Važno je napomenuti da cijena moderatora nije uvijek u korelaciji s kvalitetom programa.
poslovni događaj
-
TEAM BUILDING
Pletenje veza za vrijeme ovakvih događaja odskočna je daska za bogaćenje industrije bilo znanstvene, poduzetničke ili umjetničke. Za efikasno mreženje nisu dovoljni unaprijed dogovoreni sastanci, često su mnogo efikasnija osobna druženja. Najbolje je osobno druženje upravo za vrijeme kongresa čime se ubija dvije muhe jednim udarcem, podsticanjem mreženja putem prijateljskog kontakta i istovremeno suzbijanjem monotonije kongresa – putem team building aktivnosti koja se može organizirati tijekom odmora. Bilo za 5 ili 500 osoba team-building aktivnost za vrijeme kongresa izvodi se u dvorani, u predprostorima ili čak na otvorenom prostoru, probudit će sudionike i stvoriti val energije koja će dugo odjekivati među sudionicima. Odličnan je program poput New Yorške burze u kojoj će sudionici trgovati dionicama, no možemo organizirati i bubnjarsku radionicu »Uhvati ritam« razne »Kvizove« ili neki drugi od naših programa.
-
RASPORED
Energija će se zadržati među sudionicima i kad raspored u kongresnim dvoranama, na pozornicama, sjedištima, hodnicima i mjestima za relaksaciju bude nepredvidljiv i dovoljno intrigantan da zagolica maštu. Neka ulaz i predprostor budu posebni; neka sudionike umjesto dosadnih prostora pričeka iznenađenje u obliku proširene realnosti (AR). Budite drugačiji, ponudite drugačiji raspored, drugačiji plan prostora od onih koji se obično pojavljuju na kongresima. Ponudite naprimjer prostore razbijene na manje dijelove , gdje se može družiti, pričati ili čak u međuvremenu odigrati utakmicu stolnog nogometa, prije nego u team-building aktivnostima stanu u red za ljudski stolni nogomet… promjenite svijetla, dodajte pulz, oduševite ih zavjesama sa zvijezdicama koje padaju s projektorskih svijetla. Neka uživaju u iznenađenjima, bojama, svijetlosti, bilju i neka prostor za registraciju bude tek u srednjem prostoru… tek poslije kad se nasmijani čude ulazu i svemu što se nudi, neka dođe na red registracija. Vidjet ćete kako će djelovati kao magija. Zahvatit će ih val dobre volje koji će ih držati na nogama cijeli dan.
-
APLIKACIJE
Tijekom događaja naravno želite da sudionici što više aktivno sudjeluju u programu. Pri tom će vam pomoći aplikacije koje će sudionicima omogućiti da budu aktivni, da preko njih glasaju, postavljaju pitanja, da se prijavljuju u različite dijelove programa, provjeravaju tko su ostali sudionici vašeg događaja itd. Mi preporučujemo uporabu Aplikacije Moove, putem koje se može glasati, postavljati pitanja te se ujedno može upotrebiti za organizaciju kviza ili neke druge zabavne igre. Aplikacija Moove nije korisna samo za sudionike već i za vas organizatore jer će vam omogućiti da pratite aktivnosti sudionika.
-
MIJENJANJE PREDAVAČA
Četvrta stvar koja razbija monotonost kongresa i privuče više sudionika odabir je predavača. Često se orgnizatori naslanjaju na već isprobane recepte prošlog predprošlog predpredprošlog događaja i tako dalje. Istina je da je važno da se na kongres dovede stručne predavače koji imajo nešto pametno za kazati i ujedno znaju nešto objasniti na zanimljiv način. Ne sumnjamo da među njima ima mnogo tih koji su jedinstveni stručnjaci na svome području. Unatoč tome da svake godine kažu nešto novo ipak već sledeći puta vjerojatno više neće imati isti učinak… osim ako su možda Brad Pitt; njega nikad ne bi bilo previše i da samo tiho sjedi u čošku. Hmmm da se vratimo… Odabir i paleta predavača koji se mijenjaju sa svakim novim događajem neće uticati samo na dinamičnost nego i na kredibilnost organizacije kongresa. Na taj način ljudi će i dalje biti zainteresirani za vaše događaje smanjit ćete predvidljivost te podstači prisutnost na pojedinačnim predavanjima i radionicama.
-
PREDAVAČKA ZVIJEZDA
Postoje ovakvi i onakvi predavači, neki manje neki više zanimljivi, neki više sposobni drugi manje sposobni da naprave dobar nastup, no uvijek je dobro imati u rukavu i pravog Asa. Sve više organizatora kongresa služi se provjerenim receptom koji stvarno funkcionira – pozovu na kongres pravu zvijezdu. Ali ne iz istog svijeta. Ne onakvu zvijezdu. Na takve su zvijezde sudionici već navikli i s njima teško da ćete ih iznenaditi i motivirati. Ali prava zvijezda iz svijeta šovbiznisa ili sporta… Ona će pomjerati planine. Ne samo što će se više ljudi prijaviti, nego će se uzbuđeno radovati trenutku kad će moći ćuti glas zvijezde koja je u svakodnevnom životu nekoliko svemira udaljena od njih. Zato kongresi postanu popularni, zato još uvijek rastu. Jer organizatori dovedu rock zvijezde, filmske zvijezde, košarkaške zvijezde ili manekenske ili umjetničke pa i internetne zvijezde koje pričaju o svom iskustvu, uspijehu, o rješavanju problema s kojima se susreću i vaši sudionici. Time se stvara osjećaj osobne povezanosti, činjenica da se sudionici bore sa sličnim problemima na dublji će ih način dotaći zbog čega će vaš kongres biti pravi uspijeh. Neka vam ne bude žao novca za takvo predavanje. Zbog ovako dobrog predavanja u očima sudionika postat ćete i vi zvijezda!
Naravno pored naših savjeta i dobrog team buildinga jako je važan i odabir lokacije. Ukoliko želite pomoć kod organizacije poslovni događaj -a, možete nas kontaktirati na info@etc-adriatic.com. Rado ćemo vam savjetovati. Do sada smo organizirali 20 godišnjicu Studia Moderna, 50 godišnjicu Iskra Mehanizama, .. i ostalih 120 događaja u 2019 godini. Ostale naše kompetencije provjerite na našoj internetnoj stranici.
